Auch wir haben uns, getreu dem Motto „practice what you preach“, im ersten Quartal 2019 dazu entschlossen, unsere strategischen Unternehmensziele im OKR Format sichtbar, besprechbar und umsetzbar zu machen.
In diesem Artikel möchte ich unsere Entwicklung und Erfahrungen in der Arbeit mit OKRs teilen. Die beschriebenen Iterationen beinhalten mehrere kleine Schleifen in Form von Reviews und Retrospektiven. Aus Platzgründen konzentriere ich mich allerdings auf die drei größten Veränderungen.
Iteration I
Unsere Geschichte der OKRs hat im ersten Quartal 2019 begonnen. Damals noch haptisch (immer noch meine liebste Variante), simpel und ganz klassisch mit Stickies an der Büro Wand (siehe Bild). Dort haben wir uns bei den monatlichen Teamtagen versammelt und den aktuellen Stand der Dinge besprochen.
Damals wie heute hat die Geschäftsführung jährliche Objectives und Key Results erarbeitet und zusätzlich noch vier Quartals-Objectives benannt. Im nächsten Schritt haben wir unsere Köpfe zusammengesteckt und Key Results entwickelt, die auf unsere Quartals-Objectives einzahlten und angefangen, daran zu arbeiten. In dieser ersten und der zweiten Iteration waren unsere Projekte also auch gleichzeitig die Key Results. Je nach Interesse zogen sich dann die Personen, die an einem Key Result arbeiten wollten, die Verantwortlichkeiten und haben mit der Arbeit in den jeweiligen Teams begonnen.
Der Einfachheit halber haben wir jedem Jahresziel eine aussagekräftige Überschrift gegeben, damit war eine spätere Einordnung und Kommunikation leichter.
Das sah dann ungefähr so aus:
Iteration II
CORONA. Wie für so viele Unternehmen hat die immer noch anhaltende Pandemie auch für uns eine erhebliche Umstellung unserer Arbeitsweise bedeutet. Zwar hatten wir schon immer die Freiheit, im Home Office zu arbeiten und auch in dem ein oder anderen Projekt gab es remote teilnehmende Teammitglieder. Doch die Entscheidung, aus Sicherheitsgründen ausschließlich von zu Hause aus zu arbeiten, bedeutete auch für uns eine Umstellung. Das haptische OKR Board im Büro war hinfällig, unsere monatlichen Teamtage zusammen, vor Ort, im Büro fielen ebenfalls weg und auch zwischen diesen, jetzt remote stattfindenden Terminen, mussten wir uns erstmal eingrooven, weiter in gutem Kontakt zu bleiben.
Was also tun?
Wir entschieden uns, für die Visualisierung unserer Arbeit auf Miro umzuziehen und von nun an dort unsere OKRs abzubilden.
Durch die veränderte Marktsituation, hatten wir nicht nur die spannende Notwendigkeit uns mitzuentwickeln, wir hatten auch mehr Zeit zur Verfügung.
Anfangs arbeiteten wir in dem gleichen Modus der OKRs, nur dieses Mal an einem digitalen Board. In diesem Bild ist das ganze Jahr 2020 abgebildet. Die unteren Boxen stehen für die Quartale inklusive der Quartals-Objectives (Stickies).
Während der letzten (zwischen)Iterationen in 2020, bemerkten wir, dass unsere sehr ambitionierten Vorhaben auf Grund ihrer Komplexität in der genutzten Form nicht mehr adäquat abbildbar waren und dass auch der Kommunikationsrhythmus nicht mehr ausreichend war. Der Wunsch nach mehr Struktur innerhalb der einzelnen Projekte und einer Möglichkeit, den Fortschritt eines Projektes auch visuell abzubilden, kam auf. Es wurde außerdem deutlich, dass wir uns in kürzeren Abständen abstimmen mussten.
Iteration III
Wir sind noch ambitionierter geworden und haben neben der reinen Anzahl von Projekten noch drei (zu viele??!!) weitere Dinge angepasst. In dieser Iteration haben wir pro Quartal nicht nur Objectives und Key Results formuliert, sondern noch die Ebene der dazugehörigen Projekte ergänzt. Durch die zusätzliche Zeit, die wir zur Verfügung hatten, sind unsere Key Results größer geworden und um diese besser handhabbar zu machen, haben wir sie dann in kleinere Projekte heruntergebrochen. Zweitens haben wir uns entschlossen die einzelnen Tasks pro Projekt abzubilden. Entstanden ist dieses vorläufige Konstrukt für Quartal 1.
Links die jeweiligen Jahres Objectives und Key Results (colorcoded rot, gelb, grün, blau), rechts die dazugehörigen Kanban Boards.
Drittens haben wir beschlossen, den Rhythmus und die Art, wie wir über unsere OKRs sprechen, anzupassen. Alle zwei Wochen gehen wir nun turnusmäßig durch unsere Projekte und geben uns Updates. Zusätzlich werden, je nach Bedarf, innerhalb der Mitarbeitenden pro Projekt, Meetings zur Abstimmung angesetzt.
Die Darstellung des Fortschritts eines Projektes haben wir verbessert, ob sich diese Art der Visualisierung aber durchsetzt darf bezweifelt werden. Auch nach Quartal 1 dieses Jahres werden wir uns wieder zusammensetzen und dort Anpassungen vornehmen, wo sie für uns Sinnvoll sind.
Grundsätzliches
Ich würde Lügen, wenn ich sagen würde, dass die laufende Iteration ohne Sand im Getriebe, Widerstände, Unsicherheiten u.ä. abgelaufen wäre. Wir haben es jedoch geschafft, auch diese Dinge anzusprechen und den momentanen Stand als das anzuerkennen was er ist, eben der momentane Stand. Und jetzt spreche ich mal nur für mich, gerade in der letzten Iteration und den damit verbundenen Schwierigkeiten, habe ich sehr viel über das Halten eines Prozesses gelernt. Es lohnt sich sehr, im Vorfeld zu überlegen, an welchen Stellen man einen Prozess mit dem Team zusammen gestalten kann und welche Stellschrauben man für einen nächsten Test aber nicht bereit ist zu verändern. Da diese Stellschrauben grundlegend sind für die Veränderung, die man sich erhofft. Wohl wissend, dass genau diese Dinge zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf dem Prüfstand stehen. Auch die Anzahl beziehungsweise die Tragweite der Veränderungen sollte überschaubar bleiben.
Abschließend bleibt festzuhalten, auch bei uns kann es knirschen bei einer größeren Umstellung. Wichtig beziehungsweise entspannend ist jedoch das Verständnis, dass diese Umstellung stetig angepasst werden kann und nichts in den berühmten Stein gemeißelt ist.
Außerdem haben wir wieder einmal gelernt, wie wichtig es ist, ein Umfeld zu haben in dem Bedenken, Zustimmung oder Irritationen frühzeitig geteilt werden können.
Wie hat sich euer OKR Prozess entwickelt? Welche Erfahrungen macht ihr in der iterativen Arbeit?
