In diesem Artikel möchte ich euch eine Methode näherbringen, die in einem Brainstorming mit meiner Kollegin Lisa entstanden ist. Sie erhöht das Verständnis von zusammenarbeitenden Teams, Einzelpersonen oder ganzen Abteilungen füreinander. Als weiteres Ergebnis entsteht ein Backlog mit Themen, die diese Teams gemeinsam angehen können. Häufig sind es Themen, die Schwierigkeiten am System sichtbar machen. Für diesen Artikel verwende ich das Beispiel von drei Teams. 

Herausforderung: Gemeinsame Zuständigkeiten besser verstehen 

Ein Kunde bat mich, drei Teams zu begleiten, die auf Grund von Umstrukturierungen neu entstanden sind und keinen wirklichen Teamlead hatten. 

Es ging unter anderem also darum, die Zuständigkeiten, Herausforderungen und ein Stück weit auch Identitäten dieser Teams zu verstehen. Nicht nur für mich, sondern auch für die Teams untereinander. So entstand die Idee zu dieser Methode:  

In fünf Schritten zum gemeinsamen Backlog und besseren Verständnis 

1.  Eigenwahrnehmung

Drei Teams bekommen die gleiche Frage gestellt und beantworten diese für sich.   
Frage: z.B. “Welche Herausforderungen hat euer Team?”  
--> Teams notieren ihre Antworten auf Post-It’s und halten diese verdeckt. 
 

2.  Fremdwahrnehmung

Zwei Teams, hier B+C, versammeln sich am Tisch von Team A und besprechen offen, welche Herausforderungen Team A vermutlich hat. Team A hört nur zu.  
Frage: ”Welche Herausforderungen hat Team A?” 
--> Agile Coach schreibt Post-It’s auf Zuruf. 

3.   Abgleich

Team A stellt dann die Herausforderungen vor, die sie für sich selbst aufgeschrieben haben und nimmt die relevanten aber selbst nicht beachteten Herausforderungen aus der vorhergegangenen Diskussion mit in ihre Liste auf.   
Frage: ”Was sagt ihr zu den Punkten aus dem Team, welche möchtet ihr mit aufnehmen?” 
--> Durchführen bis jedes Team von den anderen beiden besprochen wurde. (also drei Runden) 

4.  Mapping

Die Teams treffen sich, mit ihren Herausforderungen (Post-It’s), vor einem Whiteboard mit drei sich überschneidenden Kreisen. Dort positionieren sie nacheinander ihre Post-It's in den entsprechenden Kreisen A/B/C (betrifft nur das eigene Team) oder in den Überschneidungen (mehrere Teams haben diese Herausforderung) und diskutieren. Bei Unstimmigkeiten können die entsprechenden Post-It’s markiert werden und z.B. gesondert besprochen oder behandelt werden.  
Frage: ”Wo verortet ihr eure Herausforderungen und warum?” 
--> Durchführen bis jedes Team seine Post-It’s untergebracht hat. 

5. Priorisierung

Im letzten Schritt werden die Post-It’s aus den Kreisen in die entsprechende Spalte eines Backlogs übertragen und dann entweder durch das Management oder vom Team priorisiert und bearbeitet.  
Hier gilt es auch die Herausforderungen, die nur das eigene Team betreffen (z.B. nur Kreis A) nicht außer Acht lassen.  
Frage: "Was erzeugt den größten Wert? Was hält uns am meisten auf?"
--> Durchführen bis alle relevanten Post-It’s priorisiert sind.

  • So werden Herausforderungen die Teamübergreifend sind, beziehungsweise alle Teams (ABC) betreffen sichtbar. 
  • Gleichzeitig wird das Verständnis füreinander verbessert. 
  • Die Kollaboration kann beginnen. 

Weitere Tipps auf dem Weg von der Eigenwahrnehmung eines Teams zum gemeinsamen Verständnis 

Diese Methode ist am besten geeignet für Einheiten von 2-4 Teams. 
(Diese können jedoch auch Personen, Abteilungen, etc. sein, wobei die Größe der einzelnen Einheiten egal ist) 

Ab Einheiten von vier Teams wird die Methode leicht unübersichtlich. 
(Vier sich überschneidenden Kreise, erzeugen überraschend viele Schnittmengen) 

Die Auswahl der (initialen) Fragen ist, wie immer, sehr wichtig. 
Bewährte Beispiele, die ich mitgeben kann, sind: 
-  Welche Probleme löst dein Team? 
- Welche Herausforderungen hat dein Team? 
- Welche Stakeholder hat dein Team? 

Auch remote ist diese Methode effektiv. Aus Zeitgründen ist meine Empfehlung in diesem Fall jedoch nur eine Frage pro Session zu bearbeiten. 

Mir und den Teams hat diese Methode stets gute Dienste erwiesen und ich hoffe, dass sie auch dir weiterhilft.  
Lass mich gerne wissen, wie es lief oder welche Verbesserungsvorschläge du hast.  

Bei Fragen, komm gerne auf mich zu. 

Beste Grüße, 
Christian