Wer kennt die Situation nicht – ein technisches Problem auf der Arbeit ein kurzer Abstimmungstermin via Videokonferenz und das Tool funktioniert mal wieder nicht. Keine Zugriffsrechte. Ticket beim IT-Support erstellen, dauert genauso lange wie der Abstimmungstermin. Bearbeitungszeit vom IT-Support mindestens 3 Stunden. Alternativ den Kollegen aus der ehemaligen Abteilung kontaktieren, der kennt den Enrico aus der IT gut, dann bin ich in 2 Minuten freigeschaltet.

Grafik: Karl Bredemeyer

Sobald Organisationen eine hohe Dynamik abverlangt wird, vermag ihre formale Struktur die Mitarbeiter häufig nicht mehr ausreichend aufzufangen. In der Organisationssoziologie stellt Luhmann eine Organisation aus drei Perspektiven dar. 

Das ist zum einen die Schauseite, sprich wie stellt sich eine Organisation nach außen hin dar, beispielsweise auf Kongressen oder in Fachartikel. Da ist zum andern die formale Struktur, sprich die Regeln und Prozesse, die offiziell dokumentiert sind, wie das Betriebshandbuch. Und da ist die informelle Struktur, das faktische Verhalten der Mitarbeiter im Alltag. Hierunter versteht man das „scheinbare“ Arbeiten nach Vorschrift, obwohl vorgeschriebene Prozesse nicht eingehalten werden – über den kurzen Dienstweg das technische Freischaltungsproblem auflösen. Das kann absichtlich, aber auch unabsichtlich geschehen, wenn informelle Strukturen sehr präsent im Alltag sind, können diese durch Mitarbeiter als formelle Regeln verstanden werden.

In den seltensten Fällen entstehen informelle Strukturen mit dem Hintergedanken sich gegenüber Kollegen oder dem Chef respektlos zu Verhalten. (Hier sei den Mitarbeitern unterstellt, dass sie mit gutem Gewissen im Interesse der Firma handeln.) Informelle Strukturen entstehen daher viel öfter, weil aus der formalen Struktur heraus Vorgaben existieren, die nicht effizient oder qualitativ hochwertig sind. Vielleicht haben sich informelle Prozeduren auch als effizienter herausgestellt, wurden aber noch nicht von der formellen Struktur anerkannt. Vielleicht auch weil es dafür keinen Prozess gibt.

Die formalen Strukturen in Zeiten von Home-Office

In Zeiten von Zwangs Home-Office versuchen Mitarbeiter über digitale Kanäle in Kontakt zu bleiben. Häufig sind hierzu die aktuellen Tools und Methoden der formalen Struktur nicht ausreichend. Mitarbeiter wollen und sind oft durch die gegebenen Rahmenbedingungen gezwungen, neue Wege zu beschreiten, und zum Beispiel neue Tools, wie Zoom oder Miro, auszuprobieren.

Allzu häufig kommt es auch vor, dass Mitarbeiter zwar wollen, aber gar nicht wissen, was heutzutage alles schon möglich ist. Vor allem Mitarbeiter, die den Generationen X oder Y zugeschrieben werden –  auch Digital Natives genannt – sind häufig  überrascht davon, dass andere Kollegen viele technische Möglichkeiten nicht kennen und sie sagen hören: “Wo war dieses Tool die letzten Jahre?” Worauf sie erfahren dürfen, dass das Tool schon seit 2011 verfügbar ist.

Daher gilt es gerade in turbulenten Zeiten Arbeitsprozesse schneller oder einfacher zu machen und informelle Workarounds, die vielleicht nicht den Regeln entsprechen, durch das Management zu ermöglichen und nicht zu sanktionieren. Die Praxis zeigt, dass das konsequente Überwachen von informellen Strukturen zu einer sinkenden Effizienz und Qualität führt, es offenbart die Schwächen des Systems – sprich die Abweichungen von den formellen Regeln hat das aktuelle Qualitätsniveau getragen. Bitte eröffnet euren Mitarbeitern die Möglichkeit in dieser Krise neue Wege der Zusammenarbeit zu gehen.

Das Ziel ist, in diesen turbulenten Zeiten Unternehmen zu ermutigen in gewissen Bereichen die formalen Strukturen zu lockern und den Mitarbeitern die Freiheiten zu gewähren, die sie brauchen um auf selbstbestimmte und flexible Weise im Interesse der Firma auf den hohen externen Anpassungsdruck zu reagieren.

Falls du und dein Team genau vor einer solchen Herausforderung stehen, kontaktiert mich gerne. Meine Kollegen und ich vom Netzwerkknoten helfen dir und deinem Team sehr gerne weiter, stellen dir Tools vor und unterstützen dich bei der schrittweisen Integration in den Arbeitsalltag auch nach der überstandenen “Zwangs Home-Office"-Zeit.