Wer kennt die Situa­tion nicht – ein tech­ni­sches Problem auf der Arbeit ein kurzer Abstim­mungs­ter­min via Video­kon­fe­renz und das Tool funk­tio­niert mal wieder nicht. Keine Zugriffs­rechte. Ticket beim IT-Support erstel­len, dauert genauso lange wie der Abstim­mungs­ter­min. Bear­bei­tungs­zeit vom IT-Support mindes­tens 3 Stun­den. Alter­na­tiv den Kolle­gen aus der ehema­li­gen Abtei­lung kontak­tie­ren, der kennt den Enrico aus der IT gut, dann bin ich in 2 Minu­ten freigeschaltet.

Grafik: Karl Bredemeyer

Sobald Orga­ni­sa­tio­nen eine hohe Dyna­mik abver­langt wird, vermag ihre formale Struk­tur die Mitar­bei­ter häufig nicht mehr ausrei­chend aufzu­fan­gen. In der Orga­ni­sa­ti­ons­so­zio­lo­gie stellt Luhmann eine Orga­ni­sa­tion aus drei Perspek­ti­ven dar. 

Das ist zum einen die Schau­seite, sprich wie stellt sich eine Orga­ni­sa­tion nach außen hin dar, beispiels­weise auf Kongres­sen oder in Fach­ar­ti­kel. Da ist zum andern die formale Struk­tur, sprich die Regeln und Prozesse, die offi­zi­ell doku­men­tiert sind, wie das Betriebs­hand­buch. Und da ist die infor­melle Struk­tur, das fakti­sche Verhal­ten der Mitar­bei­ter im Alltag. Hier­un­ter versteht man das „schein­bare“ Arbei­ten nach Vorschrift, obwohl vorge­schrie­bene Prozesse nicht einge­hal­ten werden – über den kurzen Dienst­weg das tech­ni­sche Frei­schal­tungs­pro­blem auflö­sen. Das kann absicht­lich, aber auch unab­sicht­lich gesche­hen, wenn infor­melle Struk­tu­ren sehr präsent im Alltag sind, können diese durch Mitar­bei­ter als formelle Regeln verstan­den werden.

In den seltens­ten Fällen entste­hen infor­melle Struk­tu­ren mit dem Hinter­ge­dan­ken sich gegen­über Kolle­gen oder dem Chef respekt­los zu Verhal­ten. (Hier sei den Mitar­bei­tern unter­stellt, dass sie mit gutem Gewis­sen im Inter­esse der Firma handeln.) Infor­melle Struk­tu­ren entste­hen daher viel öfter, weil aus der forma­len Struk­tur heraus Vorga­ben exis­tie­ren, die nicht effi­zi­ent oder quali­ta­tiv hoch­wer­tig sind. Viel­leicht haben sich infor­melle Proze­du­ren auch als effi­zi­en­ter heraus­ge­stellt, wurden aber noch nicht von der formel­len Struk­tur aner­kannt. Viel­leicht auch weil es dafür keinen Prozess gibt.

Die forma­len Struk­tu­ren in Zeiten von Home-Office

In Zeiten von Zwangs Home-Office versu­chen Mitar­bei­ter über digi­tale Kanäle in Kontakt zu blei­ben. Häufig sind hierzu die aktu­el­len Tools und Metho­den der forma­len Struk­tur nicht ausrei­chend. Mitar­bei­ter wollen und sind oft durch die gege­be­nen Rahmen­be­din­gun­gen gezwun­gen, neue Wege zu beschrei­ten, und zum Beispiel neue Tools, wie Zoom oder Miro, auszu­pro­bie­ren.

Allzu häufig kommt es auch vor, dass Mitar­bei­ter zwar wollen, aber gar nicht wissen, was heut­zu­tage alles schon möglich ist. Vor allem Mitar­bei­ter, die den Genera­tio­nen X oder Y zuge­schrie­ben werden –  auch Digi­tal Nati­ves genannt – sind häufig  über­rascht davon, dass andere Kolle­gen viele tech­ni­sche Möglich­kei­ten nicht kennen und sie sagen hören: “Wo war dieses Tool die letz­ten Jahre?” Worauf sie erfah­ren dürfen, dass das Tool schon seit 2011 verfüg­bar ist.

Daher gilt es gerade in turbu­len­ten Zeiten Arbeits­pro­zesse schnel­ler oder einfa­cher zu machen und infor­melle Work­arounds, die viel­leicht nicht den Regeln entspre­chen, durch das Manage­ment zu ermög­li­chen und nicht zu sank­tio­nie­ren. Die Praxis zeigt, dass das konse­quente Über­wa­chen von infor­mel­len Struk­tu­ren zu einer sinken­den Effi­zi­enz und Quali­tät führt, es offen­bart die Schwä­chen des Systems – sprich die Abwei­chun­gen von den formel­len Regeln hat das aktu­elle Quali­täts­ni­veau getra­gen. Bitte eröff­net euren Mitar­bei­tern die Möglich­keit in dieser Krise neue Wege der Zusam­men­ar­beit zu gehen.

Das Ziel ist, in diesen turbu­len­ten Zeiten Unter­neh­men zu ermu­ti­gen in gewis­sen Berei­chen die forma­len Struk­tu­ren zu lockern und den Mitar­bei­tern die Frei­hei­ten zu gewäh­ren, die sie brau­chen um auf selbst­be­stimmte und flexi­ble Weise im Inter­esse der Firma auf den hohen exter­nen Anpas­sungs­druck zu reagieren.

Falls du und dein Team genau vor einer solchen Heraus­for­de­rung stehen, kontak­tiert mich gerne. Meine Kolle­gen und ich vom Netz­werk­kno­ten helfen dir und deinem Team sehr gerne weiter, stel­len dir Tools vor und unter­stüt­zen dich bei der schritt­wei­sen Inte­gra­tion in den Arbeits­all­tag auch nach der über­stan­de­nen “Zwangs Home-Office”-Zeit.