Kleine Versäum­nisse – Große Auswirkungen

Vor jeder Zusam­men­ar­beit, insbe­son­dere der mit einem Auftrag­ge­ber, steht gewöhn­lich die Auftrags­klä­rung. Hier verstän­di­gen sich die betei­lig­ten Parteien auf Inhalte und Ausprä­gun­gen des Projek­tes. In der Reali­tät beob­ach­ten wir häufig die Tendenz, dieses für alle Betei­lig­ten klärende Gespräch, recht hastig durch­füh­ren zu wollen. Wir verste­hen das Auftrags­klä­rungs­ge­spräch jedoch als Chance, das Verständ­nis über den Umfang und das Ziel eines Projek­tes für alle zu synchro­ni­sie­ren und sogar schon erste Erkennt­nisse beim poten­ti­el­len Kunden zu ermög­li­chen. Das im Nach­gang beschrie­bene Vorge­hen ist nicht nur hilf­reich im Umgang mit exter­nen Kunden. Es kann genauso gut bei der Klärung inter­ner Projekte oder dem Abste­cken des Rahmens meiner Rolle als fester agile Coach in einem Unter­neh­men genutzt werden.

Viele kennen die Situa­tion, persön­lich oder aus Erzäh­lun­gen, am Ende eines Auftra­ges mögli­cher­weise nicht die Erwar­tun­gen des Auftrag­ge­bers erfüllt zu haben. Man setzt sich zu Anfang zusam­men und spricht über das Projekt und meint alles geklärt zu haben. Am Ende wird sich gewun­dert, ob damals wirk­lich die glei­chen betei­lig­ten Perso­nen am Tisch geses­sen haben und ob über die glei­che Sache gespro­chen wurde. In der agilen Welt wird dieses Risiko durch die ihr zugrunde liegende Arbeits­weise (itera­ti­ves Vorge­hen, Nutzer­zen­trie­rung, etc.) schon mini­miert und gleich­zei­tig erleich­tert ein klug geführ­tes Auftrags­klä­rungs­ge­spräch die Arbeit auch hier enorm.

Auftrag­neh­mer versäu­men häufig, die Fragen zu stel­len, die über die inhalt­lich rich­ti­gen und wich­ti­gen Punkte wie Umfang, Budget, Dauer, etc. hinaus­ge­hen und die sich der Auftrag­ge­ber auch selbst häufig noch nicht gestellt hat. Bei der gemein­sa­men Erkun­dung der zugrunde liegen­den Moti­va­to­ren und Inten­tion für die gewünschte Verän­de­rung, wird unse­rer Erfah­rung nach für beide Seiten schon eini­ges klarer. Wenn also im Vorfeld nicht über des Pudels Kern gespro­chen wurde, wird man sich beim Kunden enorm abar­bei­ten und sich letzt­end­lich nicht mit den tatsäch­li­chen Heraus­for­de­run­gen befas­sen. Wir werden also keinen Effekt für den Kunden erzie­len und daraus resul­tie­rend auch nicht mit der eige­nen Arbeit zufrie­den sein.

Hilf­rei­che Unterscheidungen

Um ziel­ge­rich­tet vorge­hen zu können und auch den Umfang des gewünsch­ten Auftrags rich­tig einzu­schät­zen, hat es sich bewährt, auf ganz spezi­fi­sche Unter­schei­dun­gen zu achten und zu klas­si­fi­zie­ren. Darauf aufbau­end dann die rich­ti­gen, in unse­rem Falle syste­mi­schen, Fragen zu stellen.

Geschieht der Wunsch nach Verän­de­rung zum Beispiel aus einer Situa­tion der Sicher­heit oder Unsi­cher­heit heraus, geht es um die Über­le­bens­fä­hig­keit des Unter­neh­mens oder um die Entwick­lung des glei­chen? In Unter­neh­men die stark bedroht sind, ist der Raum für Versu­che verständ­li­cher­weise stark begrenzt. Das Klima ist häufig durch Unsi­cher­heit und Sorge geprägt. Unter­neh­men, die gesund sind, lassen einem in der Arbeit häufig mehr Frei­raum.
„Warum jetzt?!“, eine glei­cher­ma­ßen simple, wie auch geeig­nete Frage, kann hier schon zu größe­rer Klar­heit verhelfen. 

Geht es in dem Auftrag um die Opti­mie­rung bestehen­der Prozesse oder um die konzep­tio­nelle Erar­bei­tung ganz neuer Heran­ge­hens­wei­sen? Besteht der Auftrag­ge­ber auf Voll­stän­dig­keit nach Abschluss des Auftrags oder ist itera­ti­ves Vorge­hen, also der Weg das Ziel?
„Hin zu, weg von?!“ oder “Wenn nicht so, wie dann?!” sind hier wiederum geeig­nete Fragen, die auch den Auftrag­ge­ber mit in die Verant­wor­tung nehmen und in die Lösungs­fin­dung einbeziehen.

Darüber hinaus haben sich Klas­si­fi­zie­run­gen wie die folgen­den für uns bewährt:

  • Bedeu­tet der Auftrag ledig­lich Infor­ma­ti­ons­ge­win­nung für den Kunden? Geht es also darum, mit Hilfe unse­rer Beob­ach­tun­gen Infor­ma­tio­nen zu gewin­nen und diese zu teilen?
  • Handelt es sich um eine Evalua­tion, also die Bewer­tung von Beob­ach­tun­gen und mögli­chen Hand­lungs­emp­feh­lun­gen für den Kunden?
  • Heißt unser Auftrag, die anfal­lende Arbeit für den Kunden inner­halb des eige­nen Unter­neh­mens zu koor­di­nie­ren? Also die Bemü­hun­gen mehre­rer Teams, Abtei­lun­gen oder Produk­ten in eine gemein­same Rich­tung zu lenken.
  • Geht es um eine Zusam­men­ar­beit? Beispiels­weise eine gemein­same Entwick­lung von Produk­ten oder Services.

Ein gutes Verständ­nis über diese Unter­schei­dun­gen und Klas­si­fi­zie­run­gen schafft schon sehr viel mehr Klar­heit über die Moti­va­tion, den Umfang und den Charak­ter des Auftra­ges. Wie schon erwähnt, hat sich bei uns außer­dem der Gebrauch weite­rer syste­mi­scher Fragen bewährt. Insbe­son­dere aus den Berei­chen ziel‑, lösungs- und ressour­cen­ori­en­tier­ter Fragen.

Das beschrie­bene Vorge­hen hilft nicht nur uns, die Heraus­for­der­run­gen besser zu verste­hen und schon ein erstes Erwar­tungs­ma­nage­ment zu betrei­ben, die glei­chen Effekte stel­len sich häufig auch für den Auftrag­ge­ber ein.

In diesem Sinne zögern Sie nicht, uns Ihre Heraus­for­de­run­gen und Vorha­ben mitzu­tei­len. Wir freuen uns auf eine sinn­volle Auftrags­klä­rung und eine darauf aufbau­ende und somit ziel­füh­rende Umset­zung mit Ihnen.

P.S. Mehr zum Thema Auftrags­klä­rung erfah­ren Sie auch in dem Modul Orga­ni­sa­ti­ons­ent­wick­lung unse­rer Ausbil­dung zum Syste­mi­schen Agile Coach, die im Januar 2021 star­tet. Der Early Bird mit 15% Rabatt gilt noch den ganzen Okto­ber 2020.